Privacy policy and general terms and conditions

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Société : Expatman S.A.R.L.U
Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2023
Version : 2.0

PRÉAMBULE

Expatman S.A.R.L.U (« Expatman », « nous », « notre ») s’engage à protéger la vie privée et la sécurité des données personnelles de ses utilisateurs (« vous », « votre »). La présente Politique de Confidentialité décrit, en toute transparence, nos pratiques relatives à la collecte, l’utilisation, la conservation, le partage et la protection de vos Données Personnelles dans le cadre de l’utilisation de notre plateforme web et mobile accessible à l’adresse www.expatman.us (la « Plateforme ») et des services qui y sont proposés (les « Services »).

ARTICLE 1 : DÉFINITIONS

• Données Personnelles : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données Personnelles (collecte, enregistrement, organisation, conservation, etc.).
• Responsable du Traitement : Expatman S.A.R.L.U, qui détermine les finalités et les moyens du Traitement de vos Données Personnelles.
• Sous-traitant : Toute entité qui traite des Données Personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.

ARTICLE 2 : BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

Nous ne traitons vos Données Personnelles que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie : a) Exécution d’un contrat : Le traitement est nécessaire à l’exécution des Conditions Générales d’Utilisation qui nous lient à vous ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. b) Consentement : Vous avez consenti de manière libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement de vos Données Personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

c) Obligation légale : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (ex: obligations comptables, transmission d’informations aux autorités gouvernementales).

d) Intérêt légitime : Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, tels que l’amélioration de nos Services ou la prévention de la fraude, à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux.

ARTICLE 3 : DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Dans le cadre de nos Services, nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données d’identification : Nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, photographie d’identité, signature.
• Coordonnées : Adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Informations professionnelles : Profession, employeur, fonction, curriculum vitae, diplômes.
• Données de documents officiels : Numéro de passeport, date d’émission et d’expiration, visas antérieurs, permis de travail, et toute autre information contenue dans les documents nécessaires aux démarches administratives.
• Données financières : Informations relatives aux cartes de paiement, coordonnées bancaires, historique de facturation. Ces données sont traitées via nos prestataires de paiement sécurisés et nous n’y avons qu’un accès limité.
• Données de connexion et de navigation : Adresse IP, type de navigateur, logs de connexion, données relatives à l’utilisation de la Plateforme (cookies et autres traceurs).

ARTICLE 4 : FINALITÉS DU TRAITEMENT

Vos Données Personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

1. Fourniture des Services : Constituer, soumettre et suivre vos dossiers de demande de visa, de permis de travail et autres documents administratifs auprès des autorités compétentes de la RDC.
2. Gestion de la relation client : Communiquer avec vous sur l’état d’avancement de vos dossiers, répondre à vos demandes, envoyer les factures et gérer les paiements.
3. Amélioration de la Plateforme : Analyser l’utilisation de nos Services pour en améliorer l’ergonomie, la performance et la sécurité.
4. Conformité légale et réglementaire : Assurer la conformité des entreprises clientes et de leurs expatriés avec la législation congolaise en matière d’immigration et de travail.
5. Marketing (avec consentement) : Vous informer de nos nouvelles offres ou formations, sous réserve de votre consentement préalable.

ARTICLE 5 : DESTINATAIRES ET PARTAGE DES DONNÉES

Nous ne vendons ni ne louons vos Données Personnelles. Elles ne sont partagées qu’avec les destinataires suivants, et uniquement lorsque cela est strictement nécessaire :

• Autorités gouvernementales de la RDC : Services de l’immigration (DGM), Ministère du Travail, et toute autre administration publique compétente pour l’instruction de vos dossiers.
• Sous-traitants et prestataires de services : Fournisseurs d’hébergement web, prestataires de services de paiement, outils d’analyse de données, et autres partenaires techniques, lesquels sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité et la sécurité de vos données.
• Conseils externes : Avocats, comptables ou auditeurs dans le cadre de leurs missions légales.

ARTICLE 6 : TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Nos serveurs peuvent être situés dans des juridictions autres que la RDC. En utilisant nos Services, vous consentez au transfert de vos Données Personnelles vers ces juridictions. Nous nous engageons à ce que ces transferts soient encadrés par des mécanismes de protection appropriés (tels que les clauses contractuelles types) garantissant un niveau de protection adéquat de vos données.

ARTICLE 7 : DURÉE DE CONSERVATION

Vos Données Personnelles sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

• Dossiers actifs : Conservés pendant toute la durée du traitement de votre demande.
• Archives : Après la clôture de votre dossier, les données sont archivées pour la durée de prescription légale applicable en RDC (notamment en matière commerciale et fiscale) avant d’être définitivement supprimées ou anonymisées.

ARTICLE 8 : SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement, contrôle d’accès, pseudonymisation, etc.) pour protéger vos Données Personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet n’étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

ARTICLE 9 : VOS DROITS

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et, le cas échéant, y accéder.
• Droit de rectification : Demander la correction des informations inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement : Obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@expatman.us.

ARTICLE 10 : MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification substantielle vous sera notifiée par e-mail ou via une annonce visible sur la Plateforme.

CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION (CGU)

Société : Expatman S.A.R.L.U
Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2023
Version : 2.0

ARTICLE 1 : OBJET ET ACCEPTATION

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (les « CGU ») régissent l’accès et l’utilisation de la Plateforme www.expatman.us et des Services proposés par Expatman S.A.R.L.U. L’accès à la Plateforme et son utilisation valent acceptation pleine et entière des présentes CGU. SI VOUS N’ACCEPTEZ PAS CES CONDITIONS, VOUS NE DEVEZ NI ACCÉDER À LA PLATEFORME NI UTILISER NOS SERVICES.

ARTICLE 2 : DESCRIPTION DES SERVICES

Expatman est une société de services agissant en qualité de mandataire et de facilitateur. Nos Services consistent en l’assistance, la préparation, la soumission et le suivi des démarches administratives relatives à l’immigration et au travail des étrangers en RDC.

AVIS IMPORTANT : Expatman n’est ni une agence gouvernementale, ni un cabinet d’avocats. Nous n’avons aucun pouvoir de décision sur l’issue des demandes soumises. La décision finale d’accorder ou de refuser un visa, un permis de travail ou tout autre document relève de la seule et souveraine discrétion des autorités congolaises compétentes.

ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

En utilisant nos Services, vous vous engagez à : a) Fournir des informations et des documents véridiques, exacts, complets et à jour. Toute fausse déclaration est de votre seule responsabilité et peut entraîner le rejet de votre dossier et la résiliation de votre compte. b) Maintenir la confidentialité de vos identifiants de connexion et être seul responsable de toute activité effectuée depuis votre compte. c) Utiliser la Plateforme conformément aux lois en vigueur en RDC et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public. d) Coopérer pleinement avec Expatman et répondre promptement à toute demande d’information complémentaire nécessaire au traitement de votre dossier.

ARTICLE 4 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L’ensemble des éléments constituant la Plateforme (textes, images, logos, logiciels, structure, base de données) est la propriété exclusive d’Expatman S.A.R.L.U. ou fait l’objet d’une licence. Toute reproduction, représentation ou diffusion, en tout ou partie, sans autorisation écrite préalable, est strictement interdite et constitutive de contrefaçon.

ARTICLE 5 : TARIFS ET PAIEMENT

Les tarifs de nos Services sont indiqués sur la Plateforme ou dans un devis personnalisé. Ils incluent nos honoraires de service et peuvent, sur indication expresse, inclure les frais gouvernementaux. Le paiement est dû selon les modalités convenues. En cas de non-paiement, Expatman se réserve le droit de suspendre la prestation de ses Services. Sauf mention contraire, les honoraires d’Expatman ne sont pas remboursables, y compris en cas de rejet de la demande par les autorités.

ARTICLE 6 : LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Expatman est soumise à une obligation de moyens et non de résultat. Notre responsabilité ne saurait être engagée dans les cas suivants :

• Retards ou rejets de dossiers imputables aux administrations de la RDC.
• Conséquences dommageables résultant d’informations erronées ou incomplètes fournies par l’Utilisateur.
• Modification de la législation ou des procédures administratives par les autorités congolaises.
• Perte de documents par les services postaux ou les administrations.
• Cas de force majeure, tel que défini à l’Article 7.

En aucun cas, la responsabilité d’Expatman ne pourra excéder le montant total des honoraires de service payés par l’Utilisateur pour la prestation en cause.

ARTICLE 7 : FORCE MAJEURE

La responsabilité d’Expatman ne pourra être engagée si l’inexécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes CGU découle d’un cas de force majeure. La force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible (ex: grèves, guerres, catastrophes naturelles, pandémies, décisions gouvernementales imprévues, pannes de télécommunication).

ARTICLE 8 : RÉSILIATION

Expatman se réserve le droit de suspendre ou de résilier votre accès à la Plateforme et aux Services, sans préavis ni indemnité, en cas de manquement grave de votre part à l’une des obligations des présentes CGU, notamment en cas de fraude ou de fausse déclaration.

ARTICLE 9 : DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

Les présentes CGU sont régies par le droit de la République Démocratique du Congo. Tout litige relatif à leur interprétation et/ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de Kolwezi, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

ARTICLE 10 : CONTACT

Pour toute question relative aux présentes CGU, veuillez nous contacter via l’adresse e-mail : legal@expatman.us.